The Eisenhower Matrix : Cara Terbaik Memprioritaskan Tugas

The Eisenhower Matrix : Cara Terbaik Memprioritaskan Tugas

Apakah kalian memiliki banyak tugas yang harus diselesaikan dan berakhir dengan rasa capek, letih dan kehabisan energi?

Apakah kalian merasa belum bisa membagi waktu untuk setiap tugas?

Apakah kalian masih kesulitan memprioritaskan tugas?

Baik, kamu adalah temanku. Karena kita masih dibingungkan dengan tugas yang mendesak “urgent” dan tugas yang penting “important”.

Iya, aku juga masih mengalami hal yang serupa. Dimana memiliki banyak tugas, tetapi bingung mana dulu yang harus dikerjakan.

Akhirnya aku mencoba mengerjakan semuanya, yang malah berakibat tidak maksimalnya hasil dan hanya membuatku lelah.

Tenang, katakan selamat tinggal kepada capek, letih dan teman-temannya, karena kita akan bisa mengatasi hal itu semua.

Kita akan menaklukkan itu semua dengan Eisenhower Matrix.

Note: Hai, sebelum melanjutkan membaca, aku ingin memberi tahu bahwa aku telah menyelesaikan sebuah buku tentang minimalisme – seni melepaskan dan merelakan. Ingin lebih tahu tentang apa itu minimalsime?  Klik disini untuk mendownloadnya secara gratis 

• • •

PENJELASAN EISENHOWER MATRIX

The Eisenhower Matrix adalah sebuah tabel  yang membantu kita untuk memutuskan suatu tugas berdasarkan tingkat urgensi dan kepentingan tugas tersebut.

Cara ini dipopulerkan oleh Stephen Covey melalui bukunya yang berjudul ” 7 Habits of Highly Effective People “.

Tidak hanya memilih mana tugas yang layak mendapatkan perhatian kita, cara ini juga bisa digunakan untuk memisah tugas mana yang sama sekali tidak perlu dikerjakan karena hanya akan membuang waktu.

BAGAIMANA EISENHOWER MATRIX TERCIPTA

Dwight D. Eisenhower adalah Presiden Amerika Serikat ke-34 yang menjabat dua periode dari 1953 hingga 1961.

Sebelum menjadi presiden, Eisenhower adalah seorang jenderal bintang lima di Angkatan Darat Amerika Serikat, menjabat sebagai Panglima Tertinggi Pasukan Sekutu di Eropa selama Perang Dunia II, dan bertanggung jawab untuk merencanakan dan melaksanakan invasi di Afrika Utara, Prancis, dan Jerman.

Dia kemudian juga menjadi komandan tertinggi NATO yang pertama.

Setiap hari, Dwight harus membuat keputusan sulit secara terus-menerus tentang tugas mana yang harus dia fokuskan.

Kabar baiknya adalah, Eisenhower memiliki kemampuan luar biasa untuk mempertahankan produktivitasnya tidak hanya selama berminggu-minggu atau berbulan-bulan, tetapi selama beberapa dekade.

Dan karena alasan itu, tidak mengherankan bahwa metodenya untuk manajemen waktu, manajemen tugas, dan produktivitas dipelajari oleh banyak orang.

Strategi produktivitasnya yang paling terkenal itu kemudian dikenal sebagai Eisenhower principle yang sekarang akan kita pelajari lebih lanjut untuk membantu kita memprioritaskan tugas.

The Eisenhower Matrix : Cara Terbaik Memprioritaskan Tugas

What is important is seldom urgent and what is urgent is seldom important.

— Dwight D. Eisenhower

• • •

URGEN VS PENTING

URGEN, atau mendesak, adalah tugas yang membutuhkan perhatian segera. Ini adalah tugas yang harus dilakukan sekarang dan tidak bisa ditunda lagi. Atau dengan kata lain adalah tugas yang membuat kita ke mode reaktif yang ditandai dengan pola pikir defensif, negatif, terburu-buru, dan fokus yang sempit.

PENTING, adalah hal-hal yang berkontribusi terhadap misi, nilai-nilai, dan tujuan jangka panjang kita. Tugas penting bisa juga bisa menjadi tugas yang mendesak, tetapi biasanya hal semacam ini jarang terjadi. Ketika kita fokus pada kegiatan yang penting kita akan dalam mode responsif, yang membantu kita tetap tenang, rasional, dan terbuka untuk peluang baru.

Meskipun terlihat hal yang sepele, faktanya kita masih saja kesulitan untuk membedakan mana tugas yang urgen, dan mana tugas yang penting.

Kita sering terjebak dalam keadaan dimana kita menganggap bahwa semua kegiatan yang mendesak adalah kegiatan yang penting.

Hal ini sebenarnya sesuatu yang normal, karena otak kita akan memusatkan perhatian lebih kepada sesuatu yang membuat kita takut  dan khawatir.

Hal yang urgen atau mendesak semacam itu akan membuat kita seperti dihadapkan pada pilihan hidup atau mati jika tidak segera bertindak.

Padahal yang terjadi sebenarnya adalah ketidakmampuan kita untuk melihat sebab-akibat yang ditimbulkan dalam jangka panjang, dan malah hanya mementingkan hasil jangka pendek.

Hasilnya, kita akan mudah untuk melupakan perbedaan antara yang benar-benar penting dan yang hanya mendesak.

Konsekuensi dari kebutaan prioritas ini bisa mempengaruhi hal pribadi, bahkan masyarakat.

Dalam kehidupan kita sendiri, kita akan menderita karena kelelahan dan tidak adanya perubahan, dan pada tingkat yang lebih luas, yaitu masyarakat, budaya kita tidak mampu menyelesaikan masalah-masalah yang benar-benar penting di zaman yang semakin berkembang ini.

• • •

THE EISENHOWER MATRIX : PUTUSKAN MANA YANG MENJADI PRIORITASMU

Strategi Eisenhower ini memudahkan kita mengambil keputusan tentang tugas yang akan menjadi prioritas.

Pembagian tugas itu sendiri hanya berdasarkan dua hal. Tingkat urgensi dan tingkat kepentingan.

Dengan tabel Eisenhower, kita akan memilah tugas menjadi empat bagian.

  • Urgent and important ( mendesak dan penting ) : Yaitu tugas yang harus kalian lakukan dengan segera.
  • Important, but not urgent ( Penting , tetapi tidak mendesak ) : Yaitu tugas yang bisa kalian jadwalkan untuk dikerjakan nanti.
  • Urgent, but not important ( Mendesak, tetapi tidak penting ) : Yaitu tugas yang bisa kalian wakilkan kepada orang lain).
  • Not urgent, not important ( Tidak mendesak dan tidak penting ) : Yaitu tugas yang bisa kalian hilangkan atau tugas yang tidak dikerjakan.

Hal yang hebat saat menggunakan matriks ini adalah kita bisa membuat rencana produktivitas untuk harian, bahkan mingguan.

The Eisenhower Matrix : Cara Terbaik Memprioritaskan Tugas

 

Dengan melihat matriks diatas, kita akan tahu siapa dan di mana kita hari ini. Ini semua karena terkait langsung dengan bagaimana kita telah menghabiskan waktu selama ini.

Mungkin selama ini kita menghabiskan terlalu banyak waktu di kuadran yang tidak berguna? Atau tidak memaksimalkan waktu dengan baik di kuadran yang sangat kritis?

Mari kita bahas setiap kuadrannya….

Kuadran 1 : Urgent and important ( mendesak dan penting ), Ini adalah kuadran yang seharusnya mendapatkan perhatian dan waktu yang terbanyak. Karena tugas pada kuadran ini adalah tugas yang akan memberikan dampak langsung pada kehidupan dan kesuksesan kita. 

Contoh tugas pada kuadran ini adalah…

  • Menulis artikel untuk hari ini.
  • Membuat produk untuk dijual setiap hari.
  • Suami yang masuk ke rumah sakit karena serangan jantung.
  • Tugas yang harus dikumpulkan hari ini.

Kuadran II : Important, but not urgent ( Penting , tetapi tidak mendesak ), Kegiatan yang ada di dalam kuadran dua tidak memiliki tenggat waktu yang mendesak, namun tetap membantu kita mencapai sasaran pribadi, sekolah, dan kerja.

Ketika kita menghabiskan banyak waktu di kuadran ini, kita akan dapat memiliki ketenangan pikiran dengan tugas dibandingkan dengan kuadran satu. 

Contoh tugas pada kuadran ini adalah…

  • Berolahraga.
  • Belajar.
  • Kencan dengan istri.
  • Membaca buku diluar bidang kita.

Menurut Covey, kita harus berusaha menghabiskan sebagian besar waktu kita untuk kegiatan di kuadran dua. Karena kegiatan yang berada di kuadran ini adalah kegiatan yang memberi kita kebahagiaan, kepuasan, dan kesuksesan yang langgeng.

Sayangnya, ada tantangan utama yang membuat kita tidak menginvestasikan cukup waktu dan energi untuk melakukan tugas-tugas di kuadran dua.

Semua itu karena Present Bias, yaitu kecenderungan kita untuk fokus pada apa pun yang paling mendesak saat itu.

Karena bias ini kita menjadi tidak tahu apa yang benar-benar penting bagi kita.

Jika kita tidak tahu nilai dan sasaran apa yang paling penting bagi kita, kita jelas tidak akan tahu hal-hal apa yang harus kita habiskan dengan waktu yang kita punya untuk mencapai tujuan itu!

Maka pahami betul tentang karakteristik setiap tugas yang kalian punya.

Kuadran III : Urgent, but not important ( Mendesak, tetapi tidak penting ), kegiatan yang membutuhkan perhatian kita sekarang (mendesak), tetapi tidak membantu kita mencapai tujuan atau memenuhi misi kita (tidak penting). Sebagian besar tugas pada kuadran tiga merupakan gangguan dari orang lain dan sering kali malah membantu mereka untuk memenuhi tujuan dan memenuhi prioritas mereka sendiri.

Contoh tugas pada kuadran ini adalah…

  • Telepon teman yang mengajak hang out.
  • SMS dari teman yang mengajak menonton.
  • Teman yang datang ke meja kerjamu untuk meminta bantuan pekerjaan.

Orang yang menghabiskan sebagian besar waktu mereka mengerjakan tugas di kuadran tiga  sering disebut dengan “People Pleaser”, yaitu orang yang ingin terus menerus menyenangkan orang lain dengan mengorbankan kebahagiaan mereka sendiri.

Kuadran IV : Not urgent, not important ( Tidak mendesak dan tidak penting ), Kegiatan yang bisa disebut dengan kegiatan “bermain-main”. Aktivitas-aktivitas yang terjadi pada kuadran empat merupakan aktivitas yang tidak mendesak, tidak membantu kita dalam mencapai tujuan jangka panjang, atau memenuhi misi dalam kehidupan kita.

Kuadran ini menawarkan kegiatan yang menganggu fokus kita.

Abaikan!

Lakukanlah yang terbaik untuk menghindari aktivitas apa pun di kuadran ini.

Contoh tugas pada kuadran ini adalah…

  • Menonton TV.
  • Bermain Playstation.
  • Berjudi.
  • Berselancar di dunia maya tanpa tujuan.

• • •

KEHIDUPAN YANG MENDESAK ATAU KEHIDUPAN YANG PENTING ?

Dengan kehidupan yang mendesak, kita akan selalu dibayang-bayangi rasa ketakutan, kekhawatiran karena adanya tenggat waktu yang ada didepan kita. Bahkan tak jarang, kita merasa tidak memiliki waktu yang cukup untuk mengerjakan itu semua. Memilih kehidupan yang mendesak bukanlah hal yang baik untuk diri kita sendiri dan orang lain.

Sebaliknya, dengan kehidupan yang penting, kita akan merasakan kehidupan yang teratur, tenang, tenteram dan lebih produktif. Dengan cara ini kita juga akan memiliki prioritas tanpa menjadi beban karena tidak terikat dengan tenggat waktu.

Tapi, sayangnya kita tidak baik dalam membedakannya. Dan berakhir hidup dalam kehidupan yang mendesak dan kehidupan yang penting.

Cara terbaik agar kita tahu apa kehidupan yang sebenarnya kita inginkan adalah dengan mempertanyakan kepada diri kita sendiri.

Beberapa pertanyaan ini bisa kalian gunakan untuk mengetahui kehidupan yang bagaimana yang kalian inginkan…

  • Mana yang lebih kalian suka, bekerja berdasarkan tenggat waktu atau bekerja berdasarkan jadwal?
  • Mana yang kalian pilih diantara hasil yang cepat atau hasil yang berkualitas?
  • Kalian biasanya merencanakan pekerjaan ke dalam jadwal atau merencanakan waktu berdasarkan pekerjaan tertentu?

Dengan 3 pertanyaan sederhana di atas, kalian akan tahu bagaimana membentuk hidup ke jalur yang mendesak atau ke jalur yang penting.

Jika kalian lebih suka tenggat waktu, hasil cepat, dan senang bekerja dalam kerangka waktu, pola pikir kalian lebih ke arah kehidupan yang mendesak.

Jika kalian lebih suka menjadwalkan, memilih hasil yang berkualitas, dan menyesuaikan waktu berdasarkan aktivitas, berarti pola pikir kalian lebih ke kehidupan yang penting.

• • •

PILIHLAH YANG TERBAIK!

Dengan mempertimbangkan dan memahami apa yang kita inginkan, kita akan bisa mengetahui dimana posisi kita berada dan bisa menginstropeksi diri untuk bisa berubah kearah yang lebih baik.

Mungkin dari pertanyaan diatas banyak diantara kita yang lebih memilih kehidupan yang penting daripada kehidupan yang mendesak. Tetapi ada juga mereka yang memilih kehidupan yang mendesak berdasarkan kenyamanan, pengalaman dan kriterianya sendiri. Dan itu bukanlah suatu masalah jika mereka tetap bisa memberikan yang terbaik.

Secara pribadi, aku lebih memilih kehidupan yang penting. Kenapa?

  • Hasil yang baik selalu membutuhkan waktu dan konsistensi. Yang artinya sangat mustahil mendapatkannya dengan keadaan yang mendesak. Keadaan yang mendesak malah membuat kita frustasi, stres dan gampang menyerah.
  • Motivasi yang tinggi merupakan salah satu faktor bisa tidaknya kita menyelesaikan suatu tugas. Dengan keadaan tenang dan semua hal yang sistematis membuat kita memiliki tujuan yang jelas. Dengan kejelasan ini kita akan mendapatkan motivasi yang tidak akan diganggu oleh deadline yang mematikan.

Ini hanyalah beberapa alasanku kenapa lebih memilih kehidupan yang penting daripada kehidupan yang mendesak. 

In preparing for battle I have always found that plans are useless, but planning is indispensable.

— Dwight D. Eisenhower